Erfassen Sie eine Dienstreise, lassen Sie OneBob die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen nach deutschem Recht berechnen und reichen Sie sie mit einer GoBD-konformen Abrechnung zur Erstattung ein.
8 Min. Lesezeit
Überblick
Mit Reisekosten kann Ihr Team Dienstreisen nach deutschem Reisekostenrecht zur Erstattung einreichen, erreichbar über Reisekosten in der Navigation. Sie erfassen die Reise; OneBob berechnet die Pauschalen, wendet die Mahlzeitenkürzung an, verwaltet Belege und Kilometergeld und erzeugt eine GoBD-konforme Abrechnung.
Eine Reise enthält einen Reiseverlauf, Belege, Fremdwährungsbeträge, ein tägliches Verpflegungsraster sowie ein Verzeichnis aus Belegen, Kilometergeld und Pauschalen.
Verpflegungs- und Übernachtungs-pauschalen folgen den offiziellen BMF-Sätzen und werden für Sie berechnet, inklusive Kürzung für gestellte Mahlzeiten.
Reisen durchlaufen einen klaren Freigabe-Workflow: Entwurf, eingereicht, genehmigt und bezahlt, mit Ablehnung und erneutem Einreichen.
Reisekosten ist ein kostenpflichtiges Add-on, das je Unternehmen freigeschaltet wird und verfügbar ist, sobald es für Ihr Konto aktiviert wurde.
Geschätzte Dauer: 12 Minuten.
Bevor Sie beginnen
Reisekosten muss für Ihr Unternehmen freigeschaltet sein; falls Sie es nicht sehen, fragen Sie Ihren Administrator.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorgesetzter hinterlegt ist, da Reisen ihm zur Genehmigung vorgelegt werden.
Halten Sie Ihre Belege als Fotos oder PDFs bereit, ebenso die mit einem Privat-Pkw gefahrenen Strecken.
Notieren Sie Orte, Länder und Zeiten Ihrer Reise, da sie den korrekten Pauschalensatz bestimmen.
1
Eine neue Reise anlegen
Öffnen Sie den Assistenten und erfassen Sie die Grunddaten Ihrer Dienstreise.
1Gehen Sie zu Reisekosten und klicken Sie auf Neue Reise.
2Geben Sie einen klaren Titel und den geschäftlichen Anlass der Reise ein.
3Legen Sie das Abreise- und Rückreisedatum fest und verknüpfen Sie bei Bedarf einen Kunden oder ein Projekt.
4Wählen Sie die geführten Schritte oder die Ein-Seiten-Ansicht, ganz wie Sie möchten.
2
Den Reiseverlauf erfassen
Erfassen Sie die Abschnitte Ihrer Reise, damit OneBob das Land je Tag bestimmen kann.
1Erfassen Sie jeden Abschnitt mit Ort und Land sowie Ihren Abfahrts- und Ankunftszeiten.
2OneBob leitet das Land je Tag aus dem Reiseverlauf ab, was den korrekten Pauschalensatz festlegt.
3Bei Auslandsreisen bestimmt das Land automatisch die höheren oder niedrigeren Auslands-pauschalen.
4Sie können das Land eines Tages später überschreiben, wenn ein Sonderfall es erfordert.
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Belege hinzufügen und scannen
Hängen Sie Ihre Belege an und lassen Sie sie von OneBob auslesen, wo verfügbar.
1Legen Sie Belegfotos oder PDFs ab (JPG, PNG oder PDF).
2Wenn der Scan verfügbar ist, liest OneBob Datum, Betrag, MwSt. und Händler aus und füllt sie als bearbeitbare Vorschläge vor.
3Prüfen und korrigieren Sie die vorgeschlagenen Felder; Ihre manuellen Eingaben haben immer Vorrang.
4Erfassen Sie hier auch das Kilometergeld für einen Privat-Pkw; OneBob wendet den konfigurierten Kilometersatz an.
4
Verpflegung und Übernachtung prüfen
Bestätigen Sie das tägliche Raster, damit die berechneten Pauschalen stimmen.
1Markieren Sie je Tag, welche Mahlzeiten gestellt wurden (Frühstück, Mittag, Abend).
2OneBob wendet die Mahlzeitenkürzung automatisch als separate Abrechnungspositionen an.
3Aktivieren Sie die Übernachtungspauschale für auswärtige Nächte, sofern Ihr Unternehmen das erlaubt.
4Volle und teilweise Reisetage werden für Sie eingestuft, sodass der Tagessatz immer korrekt ist.
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Prüfen, einreichen und erstatten lassen
Bestätigen Sie die Summen und schicken Sie die Reise auf den Weg.
1Prüfen Sie die Zusammenfassung: Belege, Pauschalen, Kilometergeld und die endgültige Erstattung.
2Klicken Sie auf Zur Genehmigung einreichen, um die Reise an Ihren Vorgesetzten zu senden.
3Ihr Vorgesetzter genehmigt, lehnt ab oder fragt nach; abgelehnte Reisen können bearbeitet und erneut eingereicht werden.
4Genehmigte Reisen werden als bezahlt markiert und erzeugen eine GoBD-Abrechnung als PDF zum Herunterladen.
Tipps & Best Practices
Erfassen Sie zuerst den Reiseverlauf, da er Land und Pauschalensätze bestimmt.
Scannen Sie Belege unterwegs, damit vor dem Einreichen nichts verloren geht.
Markieren Sie gestellte Mahlzeiten genau, damit die Kürzungen stimmen.
Belassen Sie Fremdwährungs-Belege in ihrer Originalwährung; OneBob rechnet sie mit dem Tageskurs um.
Reichen Sie zeitnah ein, damit Ihr Vorgesetzter vor dem nächsten Auszahlungslauf genehmigen kann.
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