Funktionsanleitung

Genau die richtigen Stunden abrechnen

Erfassen Sie abrechenbare Stunden, konfigurieren Sie Stundensatz-Hierarchien, genehmigen Sie Stundenzettel und erstellen Sie Lexware-Rechnungen aus genehmigten Stunden.

8 Min. Lesezeit

Der wöchentliche Stundenzettel-Kalender mit erfassten Zeiteinträgen

Was Sie lernen werden

Mit der OneBob-Zeiterfassung kann Ihr Team abrechenbare und nicht-abrechenbare Stunden pro Projekt erfassen. Stundensätze werden über eine vierstufige Hierarchie aufgelöst (Projekt → Kunde → Zuweisung → Rolle). Zeiteinträge werden vor der Abrechnung genehmigt; aus genehmigten abrechenbaren Stunden werden mit einem Klick Lexware-Rechnungen. Der Audit-Trail ist GoBD-freundlich: jeder Eintrag wird protokolliert und Stundensätze werden auf jedem Eintrag eingefroren, sodass historische Einträge sich nicht ändern, wenn Sätze später angepasst werden.

Zeiterfassung aktivieren und Tätigkeitskategorien konfigurieren

Stundensätze auf Rollen-, Kunden- und Projektebene festlegen

Einträge manuell oder über den integrierten Timer erfassen

Genehmigen, dann Lexware-Rechnungen aus genehmigten Stunden erstellen

⏱ Lesezeit: 8 Minuten

Bevor Sie beginnen

Zeiterfassung ist in den Plänen Starter, Professional und Enterprise enthalten

Ein Projekt mit mindestens einem zugewiesenen Teammitglied ist eingerichtet

Mindestens eine Ressourcenrolle mit Standard-Stundensatz ist konfiguriert

Optional: Lexware Office verbunden für Rechnungserstellung mit einem Klick

Zeiterfassung aktivieren und Stundensätze konfigurieren

Eine kurze Admin-Einrichtung legt die Stundensatz-Hierarchie fest, die Ihr ganzes Team verwendet.

Die Zeiterfassungs-Einstellungen mit Pausen-, Compliance- und Stundensatz-Optionen

1Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung und aktivieren Sie die Funktion

2Konfigurieren Sie Rundung (z.B. jeden Eintrag auf 15 Minuten runden)

3Fügen Sie Tätigkeitskategorien hinzu, die Ihrer Abrechnung entsprechen (z.B. Entwicklung, Design, PM)

4Einstellungen → Ressourcenrollen: Standard-Stundensatz pro Rolle bestätigen

5Stundensätze pro Kunde überschreiben (Kundenseite → Sätze) oder pro Projekt (Projektseite → Sätze) für Sondersätze

Zeiteintrag erfassen

Einträge können manuell nachträglich erfasst oder live mit dem Timer aufgezeichnet werden.

1Öffnen Sie ein Projekt → "Zeit erfassen"

2Wählen Sie das Teammitglied (Standard: Sie selbst), Rolle und Tätigkeitskategorie

3Geben Sie Datum, Stunden (oder Minuten) und eine kurze Beschreibung ein

4Aktivieren Sie abrechenbar / nicht abrechenbar

5Speichern. Der Stundensatz wird jetzt eingefroren und ändert sich später nicht, auch wenn Sätze aktualisiert werden

Den Timer verwenden

Für Echtzeit-Erfassung läuft der Timer in der Top-Leiste parallel zur Arbeit.

1Klicken Sie auf den Play-Button in der Top-Leiste

2Wählen Sie ein Projekt und optional eine Rolle

3Klicken Sie Stop, wenn Sie fertig sind, und ein Entwurfseintrag wird mit der gemessenen Zeit erstellt

4Verfeinern Sie die Beschreibung und speichern Sie den Entwurf

Zeit genehmigen

Genehmigte abrechenbare Einträge sind für die Rechnungsstellung qualifiziert. Manager und Admins genehmigen.

1Öffnen Sie ein Projekt → Zeit → Genehmigen

2Genehmigen Sie einzelne Einträge oder den gesamten Stapel auf einmal

3Genehmigung wird im Audit-Trail mit Zeitstempel und Genehmiger protokolliert

4Genehmigte Einträge können bis zur Abrechnung weiterhin bearbeitet werden

Rechnung erstellen (Lexware)

Wenn Lexware Office verbunden ist, können genehmigte abrechenbare Stunden als Entwurfsrechnung an Lexware übertragen werden.

1Gehen Sie zu /billing und wählen Sie einen Deal mit genehmigten abrechenbaren Stunden

2Prüfen Sie die Aggregation: Einträge gruppiert nach (Rolle, Stundensatz)

3Klicken Sie "Rechnung erstellen", und OneBob überträgt einen Entwurf an Lexware

4Verknüpfte Einträge wechseln in Status "abgerechnet"; fehlgeschlagene Übertragungen behalten die Rechnungszeile, lösen aber Einträge, sodass Sie es erneut versuchen können

5Öffnen Sie den Entwurf in Lexware zur Prüfung und zum Versand an Ihren Kunden

Tipps & bewährte Vorgehensweisen

Setzen Sie Sondersätze pro Kunde. Sie schlagen Zuweisungssätze, sodass der ausgehandelte Rabatt tatsächlich greift

Aktivieren Sie Budget-Warnungen: Benachrichtigungen bei 80% und 100% des Projekt-Budgets (Stunden oder Wert)

Zeitberichte → speichern Sie Voreinstellungen für wiederkehrende Monatsexporte (CSV oder PDF)

Stundensätze werden bei jedem Eintrag beim Speichern eingefroren. Historische Einträge ändern sich nicht, was Audits sauber hält

Mobil: Zeit unterwegs direkt von einer Projektseite erfassen. Derselbe Timer läuft auch auf dem Handy

Brauchen Sie Hilfe?

Wenn Rechnungen nicht an Lexware übertragen werden, prüfen Sie, ob die Lexware-Verbindung unter Einstellungen → Lexware aktiv ist. Fehlgeschlagene Übertragungen behalten die Rechnung, lösen aber Einträge, sodass ein erneuter Versuch sicher ist.

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Zeit erfassen, schneller abrechnen

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