Genau die richtigen Stunden abrechnen

Was Sie lernen werden

Mit der OneBob-Zeiterfassung kann Ihr Team abrechenbare und nicht-abrechenbare Stunden pro Projekt erfassen. Stundensätze werden über eine vierstufige Hierarchie aufgelöst (Projekt → Kunde → Zuweisung → Rolle). Aus abrechenbaren Stunden werden mit einem Klick Rechnungen in Lexware Office; bei aktiver Wochenfreigabe (Einstellungen → Zeiterfassung) werden nur genehmigte Wochen abgerechnet. Der Audit-Trail ist GoBD-freundlich: jeder Eintrag wird protokolliert und Stundensätze werden auf jedem Eintrag eingefroren, sodass historische Einträge sich nicht ändern, wenn Sätze später angepasst werden.

• Zeiterfassung aktivieren und Tätigkeitskategorien konfigurieren
• Stundensätze auf Rollen-, Kunden- und Projektebene festlegen
• Einträge manuell oder über den integrierten Timer erfassen
• Optional wöchentliche Stundenzettel genehmigen, dann Rechnungen in Lexware Office erstellen

⏱ Lesezeit: 8 Minuten

Eine kurze Admin-Einrichtung legt die Stundensatz-Hierarchie fest, die Ihr ganzes Team verwendet.

1. 1Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung und aktivieren Sie die Funktion
2. 2Konfigurieren Sie Rundung (z.B. jeden Eintrag auf 15 Minuten runden)
3. 3Fügen Sie Tätigkeitskategorien hinzu, die Ihrer Abrechnung entsprechen (z.B. Entwicklung, Design, PM)
4. 4Einstellungen → Ressourcenrollen: Standard-Stundensatz pro Rolle bestätigen
5. 5Stundensätze pro Kunde überschreiben (Kundenseite → Sätze) oder pro Projekt (Projektseite → Sätze) für Sondersätze

Einträge können manuell nachträglich erfasst oder live mit dem Timer aufgezeichnet werden.

1. 1Öffnen Sie ein Projekt → "Zeit erfassen"
2. 2Wählen Sie das Teammitglied (Standard: Sie selbst), Rolle und Tätigkeitskategorie
3. 3Geben Sie Datum, Stunden (oder Minuten) und eine kurze Beschreibung ein
4. 4Aktivieren Sie abrechenbar / nicht abrechenbar
5. 5Speichern. Der Stundensatz wird jetzt eingefroren und ändert sich später nicht, auch wenn Sätze aktualisiert werden

Für Echtzeit-Erfassung läuft der Timer in der Top-Leiste parallel zur Arbeit.

1. 1Klicken Sie auf den Play-Button in der Top-Leiste
2. 2Wählen Sie ein Projekt und optional eine Rolle
3. 3Klicken Sie Stop, wenn Sie fertig sind, und ein Entwurfseintrag wird mit der gemessenen Zeit erstellt
4. 4Verfeinern Sie die Beschreibung und speichern Sie den Entwurf

Die Wochenfreigabe ist standardmäßig aus. Ein Admin schaltet sie unter Einstellungen → Zeiterfassung → Wöchentliche Einreichung & Freigabe ein; danach werden nur genehmigte abrechenbare Stunden abgerechnet.

1. 1Teammitglieder reichen ihre Woche unter Meine Zeiterfassung mit "Projektzeiten einreichen" ein
2. 2Die vorgesetzte Person genehmigt sie unter Teamübersicht → Ausstehende Projektzeit-Genehmigungen; bei Benutzern ohne vorgesetzte Person übernimmt das ein Admin
3. 3Genehmigung wird im Audit-Trail mit Zeitstempel und Genehmiger protokolliert
4. 4Eine eingereichte oder genehmigte Woche ist für alle außer Admins gesperrt, deren Korrekturen protokolliert werden; eine ausstehende Woche lässt sich zurückziehen, eine genehmigte kann ein Admin wieder öffnen

Wenn Lexware Office verbunden ist, können abrechenbare Stunden (bei aktiver Wochenfreigabe nur genehmigte) als Entwurfsrechnung an Lexware Office übertragen werden.

1. 1Gehen Sie zu /billing und wählen Sie einen Deal mit offenen abrechenbaren Stunden
2. 2Prüfen Sie die Aggregation: Einträge gruppiert nach (Rolle, Stundensatz)
3. 3Klicken Sie "Rechnung erstellen", und OneBob überträgt einen Entwurf an Lexware Office
4. 4Verknüpfte Einträge wechseln in Status "abgerechnet"; fehlgeschlagene Übertragungen behalten die Rechnungszeile, lösen aber Einträge, sodass Sie es erneut versuchen können
5. 5Öffnen Sie den Entwurf in Lexware Office zur Prüfung und zum Versand an Ihren Kunden