Laden Sie einmal eine Word-Vorlage hoch und erzeugen Sie daraus in Sekunden ein fertiges PDF oder DOCX aus jedem Deal.
7 Min. Lesezeit
Überblick
Mit den Dokumentvorlagen von OneBob laden Sie eine Word-Vorlage (eine .docx-Datei) hoch, die Seriendruckfelder (Platzhalter) für Kunden-, Deal-, Projekt- und Kontaktdaten enthält, und erzeugen daraus bei Bedarf ein PDF oder DOCX. Die Erzeugung läuft im Hintergrund, sodass die App schnell bleibt und der Browser die fertige Datei herunterlädt, sobald sie bereit ist. Administratoren verwalten Vorlagen unter Settings > Document Templates, und jeder mit der entsprechenden Berechtigung kann aus einem Deal ein Dokument erzeugen.
Laden Sie Word-Vorlagen mit Seriendruckfeldern für Kunden-, Deal-, Projekt- und Kontaktdaten hoch.
Erzeugen Sie bei Bedarf ein PDF oder DOCX, automatisch aus dem Datensatz gefüllt.
Die Erzeugung im Hintergrund hält die App schnell, auch bei großen Dokumenten.
Legen Sie eine Auto-Versand-Regel für eine Deal-Phase fest, mit einem vollständigen Audit-Trail jeder Datei.
Geschätzte Dauer: 9 Minuten.
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen Administratorrechte, um Vorlagen unter Settings > Document Templates zu verwalten.
Bereiten Sie eine .docx-Datei vor, die die gewünschten Seriendruckfelder enthält.
Wissen Sie, welche Datenfelder verfügbar sind, etwa Firmenname des Kunden, Deal-Wert und Kontaktname.
Entscheiden Sie, welche Deal-Phase einen Auto-Versand auslösen soll, falls Sie einen nutzen möchten.
1
Eine Word-Vorlage mit Seriendruckfeldern vorbereiten
Gestalten Sie das Dokumentlayout in Word und fügen Sie Platzhalter für die Daten ein, die OneBob füllen soll.
1Schreiben Sie Ihre .docx-Datei in Word mit dem gewünschten Wortlaut und Layout.
2Fügen Sie Seriendruckfelder (Platzhalter) überall dort ein, wo Datensatzdaten erscheinen sollen.
3Nehmen Sie die benötigten Felder auf, etwa Firmenname des Kunden, Deal-Wert und Kontaktname.
4Speichern Sie die Datei als .docx, damit sie zum Hochladen bereit ist.
2
Die Vorlage hochladen
Fügen Sie Ihre vorbereitete Vorlage zu OneBob hinzu, damit sie zur Dokumenterzeugung bereitsteht.
1Gehen Sie zu Settings > Document Templates.
2Laden Sie Ihre .docx-Datei hoch.
3Geben Sie der Vorlage einen klaren Namen, damit Ihr Team sie später wiedererkennt.
4Speichern Sie die Vorlage, um sie für alle Ihre Deals verfügbar zu machen.
3
Ein Dokument aus einem Deal erzeugen
Erstellen Sie eine fertige Datei direkt aus jedem Deal, mit allen für Sie eingefügten Daten.
1Öffnen Sie den Deal, für den Sie ein Dokument erstellen möchten.
2Wählen Sie die Vorlage, die Sie hochgeladen haben.
3Erzeugen Sie ein PDF oder DOCX, das im Hintergrund erstellt wird.
4Warten Sie einen Moment, und der Browser lädt die fertige Datei herunter, sobald sie bereit ist.
4
Eine Auto-Versand-Regel festlegen
Lassen Sie OneBob das Dokument automatisch per E-Mail senden, sobald ein Deal die richtige Stelle in Ihrer Pipeline erreicht.
1Öffnen Sie die Vorlage und wählen Sie eine Deal-Phase, die den Versand auslöst.
2Sobald der Deal diese Phase erreicht, wird das erzeugte Dokument automatisch per E-Mail an den Kundenkontakt gesendet.
3Nutzen Sie dies für Verträge und Bestätigungen, die immer an derselben Stelle versendet werden.
4Testen Sie mit einem Deal, bevor Sie den Auto-Versand für alle aktivieren.
5
Erzeugte Dokumente am Datensatz finden
Jede Datei, die Sie erstellen, bleibt am Deal angehängt, mit einer Aufzeichnung dessen, was geschehen ist.
1Öffnen Sie den Deal, um jede erzeugte Datei am Datensatz gespeichert zu sehen.
2Prüfen Sie den Audit-Trail, um zu bestätigen, was erstellt und gesendet wurde.
3Laden Sie jedes frühere Dokument erneut herunter, wann immer Sie es wieder benötigen.
4Nutzen Sie die gespeicherte Historie, um für jeden Deal einen klaren Nachweis zu führen.
Tipps & Best Practices
Gestalten Sie die .docx zuerst in Word, damit das Layout genau stimmt.
Testen Sie mit einem Deal, bevor Sie den Auto-Versand aktivieren.
Nutzen Sie den Auto-Versand für Verträge und Bestätigungen, die immer versendet werden.
Die Erzeugung im Hintergrund bedeutet, dass große Dokumente die App nie verlangsamen.
Prüfen Sie den Audit-Trail, um zu bestätigen, was erzeugt und gesendet wurde.
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