Dokumentvorlagen

Überblick

Mit den Dokumentvorlagen von OneBob laden Sie eine Word-Vorlage (eine .docx-Datei) hoch, die Seriendruckfelder (Platzhalter) für Kunden-, Deal-, Projekt- und Kontaktdaten enthält, und erzeugen daraus bei Bedarf ein PDF oder DOCX. Die Erzeugung läuft im Hintergrund, sodass die App schnell bleibt und der Browser die fertige Datei herunterlädt, sobald sie bereit ist. Administratoren verwalten Vorlagen unter Settings > Document Templates, und jeder mit der entsprechenden Berechtigung kann aus einem Deal ein Dokument erzeugen.

• Laden Sie Word-Vorlagen mit Seriendruckfeldern für Kunden-, Deal-, Projekt- und Kontaktdaten hoch.
• Erzeugen Sie bei Bedarf ein PDF oder DOCX, automatisch aus dem Datensatz gefüllt.
• Die Erzeugung im Hintergrund hält die App schnell, auch bei großen Dokumenten.
• Legen Sie eine Auto-Versand-Regel für eine Deal-Phase fest, mit einem vollständigen Audit-Trail jeder Datei.

Geschätzte Dauer: 9 Minuten.

Gestalten Sie das Dokumentlayout in Word und fügen Sie Platzhalter für die Daten ein, die OneBob füllen soll.

1. 1 Schreiben Sie Ihre .docx-Datei in Word mit dem gewünschten Wortlaut und Layout.
2. 2 Fügen Sie Seriendruckfelder (Platzhalter) überall dort ein, wo Datensatzdaten erscheinen sollen.
3. 3 Nehmen Sie die benötigten Felder auf, etwa Firmenname des Kunden, Deal-Wert und Kontaktname.
4. 4 Speichern Sie die Datei als .docx, damit sie zum Hochladen bereit ist.

Fügen Sie Ihre vorbereitete Vorlage zu OneBob hinzu, damit sie zur Dokumenterzeugung bereitsteht.

1. 1 Gehen Sie zu Settings > Document Templates.
2. 2 Laden Sie Ihre .docx-Datei hoch.
3. 3 Geben Sie der Vorlage einen klaren Namen, damit Ihr Team sie später wiedererkennt.
4. 4 Speichern Sie die Vorlage, um sie für alle Ihre Deals verfügbar zu machen.

Erstellen Sie eine fertige Datei direkt aus jedem Deal, mit allen für Sie eingefügten Daten.

1. 1 Öffnen Sie den Deal, für den Sie ein Dokument erstellen möchten.
2. 2 Wählen Sie die Vorlage, die Sie hochgeladen haben.
3. 3 Erzeugen Sie ein PDF oder DOCX, das im Hintergrund erstellt wird.
4. 4 Warten Sie einen Moment, und der Browser lädt die fertige Datei herunter, sobald sie bereit ist.

Lassen Sie OneBob das Dokument automatisch per E-Mail senden, sobald ein Deal die richtige Stelle in Ihrer Pipeline erreicht.

1. 1 Öffnen Sie die Vorlage und wählen Sie eine Deal-Phase, die den Versand auslöst.
2. 2 Sobald der Deal diese Phase erreicht, wird das erzeugte Dokument automatisch per E-Mail an den Kundenkontakt gesendet.
3. 3 Nutzen Sie dies für Verträge und Bestätigungen, die immer an derselben Stelle versendet werden.
4. 4 Testen Sie mit einem Deal, bevor Sie den Auto-Versand für alle aktivieren.

Jede Datei, die Sie erstellen, bleibt am Deal angehängt, mit einer Aufzeichnung dessen, was geschehen ist.

1. 1 Öffnen Sie den Deal, um jede erzeugte Datei am Datensatz gespeichert zu sehen.
2. 2 Prüfen Sie den Audit-Trail, um zu bestätigen, was erstellt und gesendet wurde.
3. 3 Laden Sie jedes frühere Dokument erneut herunter, wann immer Sie es wieder benötigen.
4. 4 Nutzen Sie die gespeicherte Historie, um für jeden Deal einen klaren Nachweis zu führen.