Pro Kunde Dokumente definieren, 30-Tage-Erinnerungen erhalten und Compliance-Daten jederzeit exportieren.
6 Min. Lesezeit
Was die Checkliste leistet
Dateikategorien definieren den Dokumententyp (z. B. Versicherung, Vertrag, Ausweis). Erforderliche Dokumente verknüpfen eine Kategorie mit einem bestimmten Kunden und machen dieses Dokument zur Pflicht. Beim Upload wird eine Datei mit Kategorie und Ablaufdatum versehen. Um den Rest kümmert sich OneBob.
Mandantenweit verpflichtende Kategorien gelten automatisch für jeden Kunden
Kundenspezifische Anforderungen ergänzen die Pflicht um weitere Dokumente
Jede Kategorie kann eine Standardgültigkeit in Tagen für automatische Ablaufdaten vorgeben
Erinnerungen 30 Tage vor Ablauf; abgelaufene Dokumente werden rot markiert
Geschätzte Einrichtungszeit: 10 Minuten für die ersten Kategorien.
Bevor Sie starten
Admin-Rechte werden benötigt, um Dateikategorien anzulegen oder zu bearbeiten.
Bestehende Uploads bleiben unberührt; Sie können sie nachträglich kategorisieren.
Ablauferinnerungen gehen an alle Nutzer, die Dokumentbenachrichtigungen aktiviert haben.
1
Dateikategorien anlegen
Dateikategorien gelten kundenübergreifend und sind überall wiederverwendbar.
1Zu Einstellungen → Dateikategorien wechseln.
2Auf Neue Kategorie klicken, benennen (z. B. "Haftpflichtversicherung"), Farbe wählen.
3Standardgültigkeit in Tagen setzen, z. B. 365 für Jahreszertifikate.
4"Für alle Kunden verpflichtend" aktivieren, wenn das Dokument universell gilt.
2
Kundenspezifische Anforderungen hinzufügen
Manche Dokumente sind kundenspezifisch. Fügen Sie diese manuell zur Checkliste hinzu.
1Einen Kundendatensatz öffnen und auf den Reiter Dokumente klicken.
2Erforderliches Dokument hinzufügen klicken und eine Dateikategorie wählen.
3Der Kunde zeigt diese Anforderung in der Checkliste, bis eine passende Datei hochgeladen ist.
3
Dateien mit Kategorie + Ablaufdatum hochladen
Ein Upload erfüllt die Anforderung.
1Im Dokumente-Reiter auf Hochladen klicken oder eine Datei ziehen.
2Kategorie wählen. Falls eine Standardgültigkeit hinterlegt ist, wird das Ablaufdatum vorausgefüllt.
OneBob informiert Eigentümer proaktiv über bald ablaufende Dokumente.
1E-Mail-Benachrichtigungen 30 Tage vor Ablauf für jedes ablaufende Dokument.
2Die Kundenliste zeigt ein Ablauf-Badge bei Kunden mit veralteten Dokumenten.
3Neue Datei hochladen: die alte wird archiviert, das neue Ablaufdatum setzt den Zähler zurück.
4Ablaufdaten als CSV aus der Kundenliste exportieren, etwa für Audits.
Tipps & Best Practices
Mit ein oder zwei Pflichtkategorien starten. Das ist einfacher, als zehn nachträglich zu füllen.
Die farbigen Kategorien-Badges helfen beim schnellen Scan des Dokumente-Reiters.
Standardgültigkeit ist ein Hinweis, keine Sperre: Nutzer können immer korrigieren.
Ablauf-Mails an ein geteiltes Postfach schicken, wenn Compliance Teamaufgabe ist.
Löschen einer Anforderung löscht keine Dateien, nur den "erwartet"-Marker.
Hilfe benötigt?
Wenn Ablauf-Mails ausbleiben, zwei Dinge prüfen: Das Dokument hat ein Ablaufdatum, und der Empfänger hat "Dokument läuft ab" unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktiviert.
Essenzielle Cookies und datenschutzfreundliche Reichweitenmessung (Cloudflare) laufen standardmäßig. Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir zusätzlich Microsoft Clarity, um anonymisierte Sitzungen auf dieser Seite aufzuzeichnen und sie so verbessern zu können. Clarity wird niemals innerhalb der eingeloggten CRM-App verwendet.
Mehr in unserer Datenschutzerklärung.
