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Administration
Team & Rollen verwalten
Erfahren Sie, wie Sie Benutzer hinzufügen, Rollen zuweisen, Ressourcenplanung konfigurieren und Teamkapazitaeten verwalten.
Überblick
OneBob verwendet ein rollenbasiertes Zugangssystem mit vier verschiedenen Rollen. Jede Rolle hat spezifische Berechtigungen, die steuern, was Benutzer im CRM sehen und tun können.
Vier Rollen: Admin, Manager, Mitglied und Eingeschränktes Mitglied
Benutzer per E-Mail einladen mit automatischer Kontoeinrichtung
Ressourcenrollen und Kapazitätsplanung für Projekte
Geschätzte Dauer: 5-10 Minuten für die Teameinrichtung.
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen Admin-Zugang, um Benutzer und Rollen zu verwalten.
Prüfen Sie das Benutzerlimit Ihres Plans. Jeder Plan erlaubt eine bestimmte Anzahl von Teammitgliedern.
Planen Sie Ihre Teamstruktur: Entscheiden Sie, welche Rolle jede Person benötigt, bevor Sie Einladungen versenden.
Halten Sie die E-Mail-Adressen aller Teammitglieder bereit, die Sie einladen moechten.
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Schritt 1: Die Rollen verstehen
Machen Sie sich mit den vier verfügbaren Rollen in OneBob vertraut:
1Admin: voller Zugriff auf alle Funktionen, Einstellungen und Benutzerverwaltung. Kann alle Daten der Organisation einsehen.
2Manager: kann alle Deals, Kunden und Aktivitäten des Teams einsehen und verwalten. Kein Zugriff auf Systemeinstellungen.
3Mitglied: kann eigene Deals und Kunden verwalten. Sieht nur Daten, die ihm zugewiesen sind.
4Eingeschränktes Mitglied: beschränkt auf projektbezogene Funktionen. Kann Zeiten erfassen und zugewiesene Projekte einsehen.
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Schritt 2: Teammitglieder einladen
Fuegen Sie neue Benutzer zu Ihrem OneBob-Konto hinzu:
1Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer in der Hauptnavigation.
2Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen und geben Sie Name, E-Mail-Adresse und Rolle ein.
3Der Benutzer erhaelt eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zur Passworteinrichtung und Anmeldung.
4Sie können ausstehende Einladungen einsehen und bei Bedarf erneut versenden.
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Schritt 3: Ressourcenrollen konfigurieren
Richten Sie Ressourcenrollen für Projektplanung und Zeiterfassung ein:
1Gehen Sie zu Einstellungen → Ressourcenrollen, um Rollen wie "Entwickler", "Designer" oder "Berater" anzulegen.
2Legen Sie einen Stundensatz für jede Ressourcenrolle fest. Dieser wird für Projektkostenberechnungen verwendet.
3Weisen Sie Teammitgliedern Ressourcenrollen zu, damit sie Projekten zugeordnet werden können.
4Ressourcenrollen sind unabhängig von Benutzerrollen: Ein Mitglied kann zusätzlich die Ressourcenrolle "Berater" für Projektarbeit haben.
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Schritt 4: Teamkapazitaet festlegen
Konfigurieren Sie die woechentliche Kapazität für die Ressourcenplanung:
1Gehen Sie zu Einstellungen → Teammitglieder, um Kapazitätseinstellungen zu verwalten.
2Legen Sie die Wochenstunden für jedes Teammitglied fest (z. B. 40 Stunden für Vollzeit, 20 für Teilzeit).
3Die Ressourcenprognose nutzt diese Werte, um Kapazität vs. Bedarf nach Rolle anzuzeigen.
4Der Teamkalender zeigt ein woechentliches Auslastungsraster, mit dem Sie ueber- oder unterausgelastete Teammitglieder erkennen.
5Die Team-Gantt-Ansicht bietet eine Zeitleiste der Projektzuweisungen über Ihr gesamtes Team.
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Schritt 5: Benutzer langfristig verwalten
Laufende Aufgaben der Benutzerverwaltung:
1Aendern Sie die Rolle eines Benutzers auf der Benutzerdetailseite. Änderungen werden sofort wirksam.
2Deaktivieren Sie Benutzer, die das Team verlassen. Deren Daten bleiben erhalten, aber sie können sich nicht mehr anmelden.
3Weisen Sie Deals, Kunden und Projekte vor der Deaktivierung eines Benutzers anderen Teammitgliedern zu.
4Behalten Sie Ihre Planlimits im Auge und upgraden Sie Ihren Plan, wenn Sie mehr Benutzerplaetze benötigen.
5Überprüfen Sie das Aktivitätsprotokoll, um Benutzeraktionen nachzuverfolgen und einen Audit-Trail zu fuehren.
Tipps & Best Practices
Starten Sie mit minimalen Berechtigungen: Weisen Sie die Rolle mit den geringsten Rechten zu, die der Benutzer für seine Arbeit benötigt. Sie können später jederzeit hochstufen.
Setzen Sie die Manager-Rolle gezielt ein: Diese Rolle kann alle Daten einsehen. Vergeben Sie sie nur an Personen, die volle Sichtbarkeit über das Team benötigen.
Setzen Sie realistische Kapazitäten: Realistische Wochenstunden verbessern die Ressourcenprognose und verhindern Ueberbelastung.
Deaktivieren statt löschen: Das Deaktivieren von Benutzern bewahrt deren Historie und Daten. Löschen ist endgueltig.
Rollen quartalsweise überprüfen: Überprüfen Sie regelmäßig, wer welche Rolle hat, um die Zugriffskontrolle aufrechtzuerhalten.
Rollenberechtigungen im Überblick
Die folgende Tabelle fasst die Zugriffsebenen der einzelnen Rollen in OneBob zusammen.
| Rolle | Zugriffsebene |
|---|---|
Admin |
Voller Zugriff auf alle Funktionen, Einstellungen, Benutzer und Daten. Kann Abrechnung und Integrationen verwalten. |
Manager |
Alle Deals, Kunden und Aktivitäten einsehen und verwalten. Kann Team-Pipelines und Berichte verwalten. |
Mitglied |
Eigene Deals und Kunden verwalten. Sieht nur Daten, die ihm zugewiesen sind. |
Eingeschränktes Mitglied |
Zugriff nur auf zugewiesene Projekte. Kann Zeiteinträge erfassen und Projektdetails einsehen. |
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