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Wissensdatenbank Integrationsleitfaden

Integration mit Lexware Office

Verbinden Sie OneBob mit Lexware Office, um Kunden und Produkte zu synchronisieren und Angebote sowie Rechnungen direkt aus Ihren Deals zu erstellen.

10 Min. Lesezeit

Die Einstellungen für Lexware Office mit API-Schlüssel und Sync-Optionen

Überblick

Die Integration mit Lexware Office verbindet Ihre CRM-Daten mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Nach der Einrichtung können Sie Daten bidirektional synchronisieren und Dokumente direkt aus OneBob erstellen:

  • Kunden und Produkte zwischen OneBob und Lexware Office synchronisieren
  • Angebote aus offenen Deals und Rechnungen aus gewonnenen Deals erstellen
  • Synchronisierungsstatus verfolgen und Dokumente über Deep Links in Lexware Office aufrufen

Einrichtungszeit: 10-15 Minuten. Erfordert ein Konto bei Lexware Office und einen Professional- oder Enterprise-Tarif.

Bevor Sie beginnen

  • Sie benötigen Administratorzugang in OneBob.
  • Sie benötigen ein Konto bei Lexware Office (ehemals lexoffice) mit aktiviertem API-Zugang.
  • Die Integration mit Lexware Office ist in den Tarifen Professional und Enterprise verfügbar.
  • Halten Sie Ihren API-Key für Lexware Office bereit. Sie können diesen in Ihrem Konto bei Lexware Office unter den Entwicklereinstellungen generieren.
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Schritt 1: Konto bei Lexware Office verbinden

Verknüpfen Sie Ihr Konto bei Lexware Office mit OneBob über Ihren API-Key:

  1. 1Gehen Sie in OneBob zu Einstellungen → Lexware Office.
  2. 2Geben Sie Ihren Lexware Office API-Key in das Verbindungsfeld ein.
  3. 3Klicken Sie auf Verbinden, um die Verbindung zu überprüfen.
  4. 4Eine grüne Erfolgsmeldung bestätigt, dass OneBob mit Ihrem Konto bei Lexware Office kommunizieren kann.
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Schritt 2: Kontakte aus Lexware Office importieren

Übernehmen Sie bestehende Kontakte aus Lexware Office in OneBob:

  1. 1Auf der Einstellungsseite für Lexware Office finden Sie den Bereich Kontakte importieren.
  2. 2Klicken Sie auf Importieren, um alle Kontakte aus Lexware Office abzurufen.
  3. 3Importierte Kontakte werden als Kunden in OneBob erstellt und mit ihrer Lexware Office ID verknüpft.
  4. 4Bereits mit ihrer Lexware Office ID importierte Kontakte werden automatisch übersprungen, nie dupliziert. Ein Kontakt, der zu einem bestehenden Kunden passt (nach USt-IdNr., dann E-Mail, dann Firmenname), wird mit diesem Kunden verknüpft statt dupliziert.
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Schritt 3: Artikel aus Lexware Office importieren

Übernehmen Sie Ihren Produktkatalog aus Lexware Office:

  1. 1Auf der Einstellungsseite für Lexware Office finden Sie den Bereich Artikel importieren.
  2. 2Klicken Sie auf Importieren, um alle Artikel aus Lexware Office abzurufen.
  3. 3Artikel werden als Produkte in OneBob mit Preisen und Beschreibungen erstellt.
  4. 4Bereits mit ihrer Lexware Office ID importierte Artikel werden automatisch übersprungen, nie dupliziert. Ein Artikel, der zu einem bestehenden Produkt passt (nach Artikelnummer, dann nach Name), wird mit diesem Produkt verknüpft statt dupliziert.
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Schritt 4: Kunden nach Lexware Office synchronisieren

Übertragen Sie Kundendaten von OneBob nach Lexware Office:

  1. 1Öffnen Sie eine beliebige Kundendetailseite in OneBob.
  2. 2Klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Lexware Office synchronisieren.
  3. 3Der Kunde wird in Lexware Office mit allen relevanten Feldern erstellt oder aktualisiert.
  4. 4Die Kontakt-ID in Lexware Office wird für zukünftige Synchronisierungen und Deep Links gespeichert.
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Schritt 5: Produkte nach Lexware Office synchronisieren

Übertragen Sie Produkte von OneBob nach Lexware Office:

  1. 1Öffnen Sie eine beliebige Produktdetailseite in OneBob.
  2. 2Klicken Sie auf die Schaltfläche Nach Lexware Office synchronisieren.
  3. 3Das Produkt wird als Artikel in Lexware Office erstellt oder aktualisiert.
  4. 4Preis- und Beschreibungsdaten werden automatisch synchronisiert.
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Schritt 6: Angebote & Rechnungen erstellen

Erstellen Sie Buchhaltungsdokumente direkt aus Ihren Deals:

  1. 1Öffnen Sie einen Deal in OneBob, der Positionen und einen verknüpften Kunden hat.
  2. 2Klicken Sie bei offenen Deals auf Angebot erstellen, um ein Angebot in Lexware Office zu generieren.
  3. 3Klicken Sie bei gewonnenen Deals auf Rechnung erstellen, um eine Rechnung in Lexware Office zu generieren.
  4. 4Ein Deep Link wird im Aktivitätsprotokoll des Deals hinzugefügt, über den Sie das Dokument direkt in Lexware Office öffnen können.
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Schritt 7: Synchronisierungsprotokoll prüfen

Überwachen Sie alle Synchronisierungsaktivitäten:

  1. 1Gehen Sie zu Einstellungen → Lexware Office und scrollen Sie zum Bereich Synchronisierungsprotokoll.
  2. 2Das Protokoll zeigt alle Synchronisierungsvorgänge mit Zeitstempeln, Status und Details.
  3. 3Fehlgeschlagene Synchronisierungen zeigen Fehlermeldungen an, die bei der Diagnose helfen.
  4. 4Aktivitätsprotokolleinträge sind auch auf den einzelnen Deal- und Kundenseiten sichtbar.

Tipps & Best Practices

  • Kunden vor Dokumentenerstellung synchronisieren: Stellen Sie sicher, dass der Kunde in Lexware Office existiert, bevor Sie ein Angebot oder eine Rechnung erstellen, um Fehler zu vermeiden.
  • Produkte synchron halten: Synchronisieren Sie Produkte nach Lexware Office, bevor Sie Dokumente erstellen, damit die Positionen Ihrem Artikelkatalog entsprechen.
  • Deep Links nutzen: Klicken Sie nach der Dokumentenerstellung im Aktivitätsprotokoll des Deals auf den Link, um das Dokument direkt in Lexware Office anzuzeigen oder zu bearbeiten.
  • Synchronisierungsprotokoll regelmäßig prüfen: Überprüfen Sie das Protokoll auf der Einstellungsseite für Lexware Office, um fehlgeschlagene Synchronisierungen frühzeitig zu erkennen.
  • API-Key-Sicherheit: Behandeln Sie Ihren API-Key für Lexware Office wie ein Passwort. Nur Administratoren können die Integrationseinstellungen einsehen und ändern.
  • Positionen nach Produktkategorie gruppieren: Die Positionen folgen der Reihenfolge auf der Deal-Seite. Um sie stattdessen nach Produktkategorie zu gruppieren, aktivieren Sie Positionen nach Produktkategorie gruppieren unter Einstellungen → Lexware Office; die Reihenfolge kommt aus Einstellungen → Produktkategorien, und der Text für Belege einer Kategorie erscheint als Textposition über ihrer Gruppe. Gilt beim nächsten Export eines Deals, auch wenn ein vorhandener Beleg erneut exportiert wird.
  • Artikelnummer anzeigen: Aktivieren Sie Artikelnummer anzeigen unter Einstellungen → Lexware Office. Druckt die Interne Bestellnummer jedes Produkts als erste Zeile der Positionsbeschreibung („Artikelnummer: …“). Gilt beim nächsten Export eines Deals, auch wenn ein vorhandener Beleg erneut exportiert wird.

Brauchen Sie Hilfe?

Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung der Integration mit Lexware Office benötigen oder auf Synchronisierungsprobleme stoßen, ist unser Support-Team für Sie da.

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