Geben Sie Kunden, Deals, Dateien und Projekte gezielt an bestimmte Teammitglieder frei, ohne ein zweites CRM aufzubauen.
6 Min. Lesezeit
Wofür Circles gut sind
Circles sind leichtgewichtige Sichtbarkeitsgruppen. Wer in einem Circle ist, sieht die Datensätze, die mit diesem Circle geteilt wurden, alle anderen nicht. Typische Einsatzbereiche:
Vertriebsregionen trennen (EMEA, NA, APAC) ohne separaten Mandanten
Strategische Accounts nur für ein bestimmtes Team sichtbar machen
Freie Mitarbeiter oder Junior-Reps von vertraulichen Deals fernhalten
Einen Kunden mit einem Partnerteam teilen, ohne den Rest preiszugeben
Geschätzte Einrichtungszeit: 10 Minuten für den ersten Circle.
Bevor Sie starten
Sie benötigen Admin-Rechte, um Circles anzulegen und zu bearbeiten.
Admins sehen immer alle Datensätze, unabhängig von der Circle-Zugehörigkeit.
Bestehende Datensätze behalten ihre Sichtbarkeit, bis Sie sie explizit einschränken.
1
Circle anlegen
Definieren Sie die Gruppe und laden Sie Mitglieder ein.
1Zu Einstellungen → Circles wechseln.
2Auf Neuer Circle klicken und einen Namen vergeben (z. B. "Vertrieb EMEA").
3Teammitglieder hinzufügen. Nutzer können mehreren Circles gleichzeitig angehören.
2
Datensatz einschränken
Legen Sie die Sichtbarkeit pro Datensatz beim Anlegen oder im Bearbeiten-Dialog fest.
1Einen Kunden, Deal, eine Datei oder ein Projekt öffnen.
2Sichtbarkeit auf Mandant, Circle oder Nur Eigentümer setzen.
3Bei "Circle" wählen Sie, welcher Circle den Datensatz sehen darf.
4Speichern. Nutzer außerhalb des Circles sehen den Datensatz nicht mehr in Listen, Suche oder Autovervollständigung.
3
Zugriff prüfen
Verifizieren Sie die Einschränkung, bevor Sie sich bei sensiblen Daten darauf verlassen.
1Als Nutzer außerhalb des Circles anmelden und prüfen, dass der Datensatz nicht sichtbar ist.
2Auch verknüpfte Listen prüfen (Deals am Kunden, Dateien am Deal). Der Filter greift überall.
3Admins sehen den Datensatz immer. Das ist für revisionssichere Einsicht beabsichtigt.
Tipps & Best Practices
Beginnen Sie mit einem Circle pro Abteilung, statt gleich zu überorganisieren.
Nutzen Sie Nur Eigentümer für persönliche Entwürfe, die noch nicht geteilt werden sollen.
Sichtbarkeit ändern ist kostenlos und sofort wirksam. Passen Sie sie bei Teamwechseln an.
Notizen am Deal erben die Sichtbarkeit des Deals, keine separate Einstellung nötig.
Beim Löschen eines Circles bleiben die Datensätze erhalten, die Freigabe entfällt aber. Weisen Sie die Datensätze vorher neu zu.
Hilfe benötigt?
Wenn ein Datensatz für einen Nutzer plötzlich nicht mehr sichtbar ist, prüfen Sie zuerst die Circle-Zugehörigkeit: Der häufigste Grund ist ein Wechsel in einen anderen Circle.
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