Lexware-Rechnungen aus freigegebenen Stunden erzeugen
Schluss mit doppelter Erfassung. OneBob fasst freigegebene Zeiten zusammen und pusht eine saubere Rechnung in einem Klick nach Lexware.
7 Min. Lesezeit
So funktioniert die Abrechnungsbrücke
Die Seite /billing zeigt jeden Kunden mit freigegebenen, abrechenbaren, nicht abgerechneten Zeiteinträgen. Pro Kunde können Sie die Rechnungspositionen prüfen und die Rechnung nach Lexware Online pushen.
Nur freigegebene Einträge zählen, sodass nichts versehentlich abgerechnet wird
Einträge werden für saubere Positionen nach Rolle + Stundensatz gruppiert
Erfolgreicher Push markiert Einträge als abgerechnet und verknüpft sie mit der Rechnung
Fehlschlag bewahrt die Audit-Zeile und gibt Einträge für einen erneuten Versuch frei
Geschätzte Zeit: 5 Minuten für die erste Rechnung.
Bevor Sie starten
Lexware Online unter Einstellungen → Lexware verbinden (nur Admin).
Kunden müssen mit Lexware synchronisiert sein. Unsynchronisierte Kunden können nicht abgerechnet werden.
Nur Nutzer mit der Berechtigung billing.create_invoice können Rechnungen erzeugen.
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Zeiteinträge freigeben
Nur freigegebene, abrechenbare Einträge erscheinen auf der Abrechnungsseite.
1Zu Zeiterfassung wechseln und auf "Ausstehende Freigabe" filtern.
2Stunden, Sätze und Abrechenbarkeit prüfen und bei Bedarf inline bearbeiten.
3Zeitnachweis freigeben. Einträge werden für die Abrechnung freigeschaltet.
2
Abrechnungsseite öffnen
Alle Kunden mit offenen, freigegebenen Zeiten auf einen Blick.
1Im Hauptmenü zu Abrechnung wechseln.
2Jede Zeile zeigt Kunde, Anzahl Einträge, Summe Stunden und Summe Betrag.
3Zeile anklicken, um die Rechnungsvorschau zu öffnen.
3
Rechnung prüfen
Positionen vor dem Push nach Lexware verifizieren.
1Positionen sind nach (Rolle, Satz) gruppiert: eine Position je einzigartiger Kombination.
2Angezeigte Sätze sind die beim Erfassen eingefrorenen Sätze, nicht die aktuellen Vorgaben.
3Wenn etwas nicht passt, den Eintrag unfreigeben und korrigieren. Die Vorschau aktualisiert sich.
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Nach Lexware pushen
Ein Klick, und die Rechnung geht nach Lexware Online.
1Auf Rechnung in Lexware erstellen klicken.
2Bei Erfolg: Einträge werden als abgerechnet markiert, die Rechnung behält die Lexware-Beleg-ID.
3Bei Fehler: Audit-Zeile bleibt, Einträge werden freigegeben, Retry-Button erscheint.
4Alle Versuche werden im Aktivitätslog erfasst.
Tipps & Best Practices
Monatlich abrechnen: Die Abrechnungsseite ist schnell mit wenigen Wochen, träge mit einem Jahr Rückstau.
Kunden- oder projektspezifische Stundensätze vor dem Erfassen setzen. Sie werden beim Speichern eingefroren.
Für einmalige Rabatte oder Währungsanpassungen die Rechnung nach dem Push in Lexware bearbeiten.
Deep-Links in jeder Rechnungszeile springen direkt zum Lexware-Dokument.
Bei einem Push-Fehler zuerst den Lexware-Sync-Status des Kunden prüfen.
Hilfe benötigt?
Die meisten Push-Fehler kommen von einem nicht synchronisierten Kunden oder einem abgelaufenen Lexware-OAuth-Token. Unter Einstellungen → Lexware auf "Jetzt synchronisieren" klicken.
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