Rechnungen in Lexware Office aus abrechenbaren Stunden erzeugen
Schluss mit doppelter Erfassung. OneBob fasst abrechenbare Zeiten zusammen und pusht eine saubere Rechnung in einem Klick nach Lexware Office.
So funktioniert die Abrechnungsbrücke
Die Seite /billing zeigt jeden Kunden mit abrechenbaren, nicht abgerechneten Zeiteinträgen (bei aktiver Wochenfreigabe nur freigegebene). Pro Kunde können Sie die Rechnungspositionen prüfen und die Rechnung nach Lexware Office pushen.
- Bei aktiver Wochenfreigabe werden nur freigegebene Einträge abgerechnet
- Einträge werden für saubere Positionen nach Rolle + Stundensatz gruppiert
- Erfolgreicher Push markiert Einträge als abgerechnet und verknüpft sie mit der Rechnung
- Fehlschlag bewahrt die Audit-Zeile und gibt Einträge für einen erneuten Versuch frei
Geschätzte Zeit: 5 Minuten für die erste Rechnung.
Bevor Sie starten
- Lexware Office unter Einstellungen → Lexware Office verbinden (nur Admin).
- Kunden müssen mit Lexware Office synchronisiert sein. Unsynchronisierte Kunden können nicht abgerechnet werden.
- Nur Nutzer mit der Berechtigung
billing.create_invoicekönnen Rechnungen erzeugen.
Zeiteinträge freigeben (optional)
Nur bei aktiver Wochenfreigabe (Einstellungen → Zeiterfassung) nötig; dann erscheinen nur freigegebene, abrechenbare Einträge auf der Abrechnungsseite.
- 1Die Teamübersicht (/timesheet/team) öffnen und die Woche unter Ausstehende Projektzeit-Genehmigungen finden.
- 2Stunden, Sätze und Abrechenbarkeit der Woche prüfen.
- 3Die Woche genehmigen. Ihre abrechenbaren Einträge werden für die Abrechnung freigeschaltet.
Abrechnungsseite öffnen
Alle Kunden mit offenen, abrechenbaren Zeiten auf einen Blick.
- 1Im Hauptmenü zu Abrechnung wechseln.
- 2Jede Zeile zeigt Kunde, Anzahl Einträge, Summe Stunden und Summe Betrag.
- 3Zeile anklicken, um die Rechnungsvorschau zu öffnen.
Rechnung prüfen
Positionen vor dem Push nach Lexware Office verifizieren.
- 1Positionen sind nach (Rolle, Satz) gruppiert: eine Position je einzigartiger Kombination.
- 2Angezeigte Sätze sind die beim Erfassen eingefrorenen Sätze, nicht die aktuellen Vorgaben.
- 3Wenn etwas nicht passt, den Eintrag korrigieren (in einer gesperrten Woche kann das nur ein Admin). Die Vorschau aktualisiert sich.
Nach Lexware Office pushen
Ein Klick, und die Rechnung geht nach Lexware Office.
- 1Auf Rechnung in Lexware Office erstellen klicken.
- 2Bei Erfolg: Einträge werden als abgerechnet markiert, die Rechnung behält die Beleg-ID aus Lexware Office.
- 3Bei Fehler: Audit-Zeile bleibt, Einträge werden freigegeben, Retry-Button erscheint.
- 4Alle Versuche werden im Aktivitätslog erfasst.
Tipps & Best Practices
- Monatlich abrechnen: Die Abrechnungsseite ist schnell mit wenigen Wochen, träge mit einem Jahr Rückstau.
- Kunden- oder projektspezifische Stundensätze vor dem Erfassen setzen. Sie werden beim Speichern eingefroren.
- Für einmalige Rabatte oder Währungsanpassungen die Rechnung nach dem Push in Lexware Office bearbeiten.
- Deep-Links in jeder Rechnungszeile springen direkt zum Dokument in Lexware Office.
- Bei einem Push-Fehler zuerst den Sync-Status des Kunden in Lexware Office prüfen.
Hilfe benötigt?
Die meisten Push-Fehler kommen von einem nicht synchronisierten Kunden oder einem abgelaufenen OAuth-Token für Lexware Office. Unter Einstellungen → Lexware Office auf "Jetzt synchronisieren" klicken.
Support kontaktierenKeine doppelte Zeiterfassung mehr
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